Caspie funziona in modalità mista: assistenza diretta per chi si cura in uno studio convenzionato, rimborso indiretto per chi va fuori rete. Per lo studio questo significa due flussi diversi, con documenti e responsabilità diverse. Qui li trovi entrambi, con più spazio alla parte diretta perché è quella che gestisci in prima persona. Le procedure sono ricostruite dalla pratica degli studi: le regole in vigore sono quelle del portale CaspieOnLine e dei singoli piani, verificale lì.
Il paziente si presenta come assistito Caspie. Chiedi:
Controlla massimali e scoperti del suo piano. Caspie gestisce piani di casse aziendali e mutue diverse, quindi le condizioni cambiano da assistito ad assistito. Spiega prima cosa resta a suo carico.
Fai la prima visita e prepara il preventivo con i codici e i prezzi del tariffario convenzionato, distinguendo quota Caspie e quota paziente.
Prima di iniziare le cure, invia il piano di cura da CaspieOnLine oppure alla centrale operativa. Per le prestazioni semplici il piano può non richiedere l'autorizzazione preventiva: l'elenco dipende dal piano del paziente e lo trovi sul portale.
La presa in carico è la risposta di Caspie al piano di cura. Ti dice cosa paga la cassa, cosa resta al paziente e fino a quando vale. È il documento che ti garantisce il pagamento diretto: senza, la quota coperta non è dovuta dalla cassa.
Segna la scadenza. Se il trattamento è lungo e rischia di superarla, chiedi una proroga per tempo.
Esegui solo le prestazioni autorizzate. Per le varianti chiedi un'integrazione prima di procedere. Chiudi le prestazioni nel gestionale man mano.
A fine cura emetti due fatture:
La richiesta di rimborso è gestita tra studio e cassa: il paziente non deve fare nulla.
Carica su CaspieOnLine la fattura e i documenti richiesti dal portale. Per una pratica tipica servono:
Verifica sul portale se la prestazione richiede allegati ulteriori. Caspie paga in genere entro 60-90 giorni, secondo i tempi della convenzione, a documentazione completa. Se il termine passa, sollecita dal portale citando la pratica.
Chi non si cura in rete, o chi sceglie di non usare la convenzione, paga per intero e chiede il rimborso a Caspie dall'area riservata CaspieOnLine o dall'app. In questo caso il flusso è diverso:
Quello che ti chiedono in questo caso è una fattura corretta e, se il piano lo prevede, la documentazione clinica di supporto (per esempio radiografie o una descrizione delle prestazioni). Consegna al paziente un fascicolo ordinato: fattura, eventuale piano di cura, allegati. Se la richiesta di rimborso viene respinta per un documento mancante, il paziente torna da te.
Un dettaglio da chiarire con il paziente fin dall'inizio: se sei convenzionato, ha senso che usi la modalità diretta. Il rimborso indiretto per un assistito che si cura da uno studio in rete è una scelta che va fatta consapevolmente, perché rinuncia alle tariffe concordate e al pagamento diretto. Quali siano le condizioni di rimborso fuori rete dipende dal suo piano: non le decidi tu, e non le trovi qui.
Il rischio più comune nello studio è mescolare i due percorsi: una pratica in diretta senza presa in carico, oppure una fattura intera al paziente per una cura che era stata autorizzata alla cassa. Tieni per ogni paziente Caspie una pratica con lo stato chiaro: diretta (in attesa, autorizzata, in cura, fatturata, inviata, incassata) oppure indiretta (fatturata al paziente, fascicolo consegnato). Così sai sempre chi deve pagare cosa.
Il modulo Caspie di Odontia (10 euro al mese, motore compreso nel canone base da 49 euro) tiene per ogni paziente la pratica con gli allegati, genera lo ZIP e l'email a Caspie, e segue gli stati dalla presa in carico fino all'incasso, anche quando in studio convivono pratiche dirette e fascicoli a rimborso. Scopri il modulo Caspie oppure prova gratis 7 giorni.
Checklist di accreditamento, pratiche per paziente con allegati, ZIP ed email all'ente, stati fino all'incasso. 10 euro al mese per ente, motore compreso nel canone base.
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