Una pratica Allianz in assistenza diretta attraversa tre postazioni dello studio: la reception, la poltrona e chi tiene la contabilità. La maggior parte dei pagamenti bloccati nasce da un passaggio di consegne mancato tra queste tre. Qui la pratica è raccontata per ruolo, così ognuno sa cosa gli tocca e cosa deve consegnare al passo successivo. I riferimenti operativi sono quelli della convenzione con il gestore della rete che amministra la polizza del paziente.
Prima dell'appuntamento, o al massimo all'accettazione, la reception fa due cose.
Verifica la copertura del paziente: tessera o codice iscritto, familiari coperti, massimale residuo. Il controllo passa dal portale del gestore o dalla sua centrale operativa; il numero sulla polizza è il riferimento in caso di dubbi.
Chiede l'autorizzazione al gestore, dal portale o tramite la centrale operativa, prima che la cura inizi. Prima visita e igiene di solito ne sono esenti; tutto il resto no.
La reception raccoglie anche il documento d'identità e fa compilare la scheda anamnestica, che sarà allegata al piano.
L'odontoiatra compila il piano terapeutico con i codici del nomenclatore del gestore e i prezzi del tariffario convenzionato. Se il gestore richiede radiografie per certe prestazioni, vanno allegate al piano.
Il gestore risponde con la presa in carico: elenca cosa paga lui, cosa resta al paziente e fino a quando è valida. La cura va completata entro quella data. Alla poltrona, la regola è una sola: eseguire esattamente le prestazioni autorizzate, con lo stesso codice e la stessa quantità. Se serve altro, si ferma e si chiede prima. Chiuse le prestazioni in agenda o dalla dashboard, la pratica passa all'amministrazione.
L'odontoiatra raccoglie anche la dichiarazione di fine cura firmata dal paziente, all'ultimo appuntamento. È l'allegato che più spesso manca al momento della chiusura.
Chi fattura emette due documenti separati:
Poi invia dal portale la documentazione di chiusura: fattura, eventuale radiografia finale, dichiarazione di fine cura firmata. A quel punto la pratica è completa e parte il conteggio dei tempi di pagamento.
Questi sono i documenti che a fine percorso devono stare insieme, nello stesso posto:
Se anche uno solo manca, il passaggio successivo si ferma. Il modo più semplice per non perderne nessuno è che la pratica abbia un contenitore unico dal primo giorno, e non una cartella per reparto.
Per le polizze Allianz l'indicazione sui tempi di incasso è 60 giorni, con i tempi effettivi fissati dalla convenzione. I 60 giorni si contano dalla pratica completa, non dalla data della cura. In pratica:
Se il termine passa senza bonifico, si sollecita dal portale citando il numero di pratica. Un sollecito senza numero di pratica costringe il gestore a cercare, e spesso a chiedere di rimandare tutto.
Quando arriva il bonifico, va riconciliato con la fattura al gestore e la pratica va chiusa. Vale la pena tenere un elenco delle pratiche aperte per stato: inviate, in attesa oltre i 60 giorni, sollecitate. È l'unico modo per accorgersi di un pagamento mancante prima che passi un altro trimestre.
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