Pratiche Coopersalute: presa in carico, documenti e tempi di incasso

La pratica Coopersalute in assistenza diretta è una sequenza di passaggi in cui ogni documento prodotto serve al passaggio successivo. Se la sequenza è rispettata, il gestore della rete paga la quota coperta nei tempi della convenzione. Se un anello manca, la pratica si ferma e tocca a te accorgertene. Qui trovi la sequenza completa, i documenti e i punti in cui le pratiche si inceppano più spesso. Le regole precise sono nella convenzione con il gestore e sul sito del fondo, e vanno verificate lì.

Chi è il paziente: iscritto, socio, familiare

Con le cooperative il primo controllo è capire chi hai davanti. L'iscritto può essere un dipendente o un socio lavoratore; il paziente può essere lui o un familiare. La verifica si fa sul portale del gestore o con la centrale operativa, e riguarda:

• iscrizione attiva alla data della cura;
• familiari coperti dal piano, e a quali condizioni;
• massimale residuo per l'anno in corso;
• eventuali garanzie con limiti annuali, come igiene e visite.

Prendi tessera o codice iscritto e documento d'identità e salvali nella scheda del paziente. Se il paziente è un familiare, annota anche il codice dell'iscritto: lo userai in fattura e in ogni comunicazione con il gestore.

Autorizzazione, piano e presa in carico

Prima visita e igiene, di norma, non richiedono un'autorizzazione preventiva, ma verifica nella tua convenzione. Per il resto:

1. Chiedi l'autorizzazione prima di iniziare, dal portale o tramite la centrale operativa.
2. Invia scheda anamnestica e piano terapeutico con i codici del nomenclatore del gestore e i prezzi del tariffario convenzionato. Allega le radiografie dove la garanzia le richiede.
3. Ricevi la presa in carico. Contiene le prestazioni coperte, la quota a carico del gestore, la quota a carico del paziente e la scadenza entro cui completare la cura.

Alla ricezione, confronta la presa in carico con il piano inviato, comunica al paziente per iscritto la sua quota e scrivi la scadenza in agenda. Una proroga si chiede prima della scadenza, mai dopo.

Esecuzione: solo ciò che è autorizzato

Le prestazioni eseguite devono corrispondere a quelle autorizzate, per codice e per elemento. Se durante la cura serve qualcosa di diverso o in più, chiedi un'integrazione della presa in carico prima di farlo. Ciò che non è autorizzato non viene pagato dal gestore e, se non l'hai concordato con il paziente, non lo puoi fatturare nemmeno a lui.

Chiudi le prestazioni in agenda o dalla dashboard il giorno in cui le esegui. Le date di esecuzione entrano nella pratica e possono essere verificate dal gestore.

Fattura al gestore, fattura al paziente

Due documenti separati, sempre.

• Fattura al gestore: intestata al gestore della rete, non al fondo, salvo indicazione diversa nella convenzione; con il riferimento alla presa in carico o al voucher; con le sole prestazioni autorizzate ai prezzi del tariffario. Per la marca da bollo sopra 77,47 euro segui le istruzioni della convenzione, perché non tutti i gestori la trattano allo stesso modo.
• Fattura al paziente: franchigie, scoperti e prestazioni non coperte. Si incassa subito, a fine cura.

Una fattura unica con dentro entrambe le quote viene respinta e fa ripartire la pratica da capo.

Chiusura e tempi di incasso

Dal portale invii la documentazione di chiusura: fattura al gestore, eventuale radiografia finale, dichiarazione di fine cura firmata dal paziente. Fai firmare la dichiarazione all'ultimo appuntamento.

Da qui decorrono i tempi di pagamento. Per le reti dei fondi di categoria si collocano di norma tra 60 e 90 giorni dalla documentazione completa; il termine che vale è quello scritto nella tua convenzione. Registra la data di invio e la data attesa del bonifico. Quando la data attesa è superata, sollecita dal portale citando il numero di pratica. Quando il bonifico arriva, abbinalo alla pratica e chiudila.

Dove le pratiche si inceppano

Dall'esperienza con le reti dei fondi di categoria, le cause di blocco sono quasi sempre queste:

• cura iniziata prima della presa in carico;
• prestazioni diverse da quelle autorizzate, senza integrazione;
• fattura intestata al fondo, o senza riferimento alla pratica;
• fattura unica invece di due;
• dichiarazione di fine cura non firmata;
• radiografia finale mancante dove richiesta;
• documentazione inviata oltre la scadenza della presa in carico.

Un controllo di due minuti sulla checklist prima di ogni invio elimina quasi tutti questi casi.

La checklist completa dei documenti:

• tessera o codice iscritto;
• documento d'identità;
• scheda anamnestica;
• piano terapeutico con i codici;
• presa in carico;
• radiografie, dove richieste;
• fattura al gestore;
• fattura al paziente per la quota residua;
• dichiarazione di fine cura firmata.

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