Inventario dei materiali dentali: metodo, valore e software

L’inventario dei materiali dentali serve a sapere con precisione cosa c’è nel tuo studio, dove si trova, quanto vale e quando scade. Per farlo bene servono tre cose: un elenco di articoli con le stesse regole per tutti (codici, unità di misura, ubicazioni), un conteggio fisico fatto con metodo almeno una volta l’anno e un sistema che aggiorna le giacenze ogni volta che carichi o consumi un materiale. In questa guida trovi il procedimento passo per passo, i criteri per valorizzare le rimanenze, gli obblighi da conoscere e come scegliere il software. Spieghiamo anche perché l’inventario è il primo dato che ti serve per conoscere il margine reale di ogni prestazione.

TL;DR

• L’inventario annuale da solo non basta. Se conti tutto solo a fine dicembre ricostruisci i dati a posteriori e sbagli di più. Con un inventario continuo il conteggio fisico serve solo a controllare.
• Separa deposito e ambulatorio. Alla poltrona tieni la scorta di uno o due giorni, il resto sta in deposito e si gestisce da lì.
• Scegli un criterio di valorizzazione (costo specifico, FIFO o costo medio ponderato), concordalo con il commercialista e non cambiarlo da un anno all’altro.
• Lotti, scadenze e radiologia hanno regole loro. Tracciabilità dei dispositivi e registrazione delle apparecchiature radiogene vanno gestite a parte.
• Il magazzino è l’origine del margine. Se non sai quanto materiale consuma una prestazione, non sai quanto ci guadagni.

Indice

• Cosa mettere nell’inventario dello studio
• Inventario annuale o inventario continuo
• Come fare l’inventario fisico, passo per passo
• Come valorizzare il magazzino
• Obblighi e tracciabilità da tenere separati
• Dal magazzino al margine di ogni prestazione
• Come scegliere un software per il magazzino dentale
• Il nostro punto di vista
• Il magazzino in Odontia
• Domande frequenti
• Fonti

Cosa mettere nell’inventario dello studio

Un inventario funziona se ogni articolo ha una sola scheda, con un codice, un’unità di misura chiara (pezzo, confezione, siringa, cartuccia) e un’ubicazione precisa. Il primo errore da evitare è contare “scatole” in un caso e “pezzi” in un altro.

Non tutti gli articoli vanno seguiti con lo stesso dettaglio. Per un pacco di bicchierini basta conoscere la scorta minima. Per un impianto ti servono lotto, scadenza e paziente. Dai il controllo più stretto ai materiali che costano di più o che hanno obblighi di tracciabilità.

Deposito e ambulatorio: due inventari diversi

Spesso il magazzino si confonde con l’area operativa. Nei cassetti del riunito e sui carrelli tieni solo quello che serve per uno o due giorni di lavoro. Le giacenze vere stanno nel deposito, ed è lì che decidi quando riordinare. Così le poltrone non si riempiono di materiale, scadono meno prodotti dimenticati in fondo a un cassetto e il conteggio è più semplice: ti basta contare a fondo il deposito e controllare gli ambulatori solo per verifica.

Inventario annuale o inventario continuo

In molti studi l’inventario si fa una volta l’anno, intorno al 31 dicembre, perché lo chiede il commercialista. Secondo Dentista Manager, pochi studi sono in grado di fare un inventario puntuale e ancora meno sanno valorizzarlo bene. Il problema è il metodo, non la buona volontà: i materiali stanno in più stanze, carrelli e depositi secondari, e un conteggio fatto una volta l’anno ha per forza molti errori.

I due metodi non si escludono. Anche con la gestione continua il conteggio fisico annuale resta utile, ma diventa un controllo: confronti il numero del sistema con quello sugli scaffali e correggi le differenze. Molti studi aggiungono conteggi a rotazione durante l’anno, per esempio una categoria al mese, cominciando dalle più costose.

Come fare l’inventario fisico, passo per passo

Se parti da zero, o se è da tempo che non conti, segui quest’ordine. Uno studio con due o tre poltrone di solito chiude in una mezza giornata se il lavoro è preparato bene.

1. Fissa data e ora di chiusura del conteggio. Durante il conteggio non si scarica materiale, oppure si annota a parte cosa si usa. Scegli un momento senza pazienti in agenda.
2. Prepara l’elenco degli articoli. Esporta l’anagrafica dal gestionale o crea un foglio con codice, descrizione, unità di misura e ubicazione. Gli articoli trovati che non sono in elenco si aggiungono alla fine, non a memoria.
3. Dividi lo studio in zone. Deposito principale, ogni ambulatorio, sterilizzazione, radiologia, segreteria. Ogni zona ha un responsabile.
4. Conta in coppia sui materiali di valore. Una persona conta e l’altra registra. Per impianti, componenti e materiali da rigenerazione segna anche lotto e scadenza.
5. Conta le confezioni aperte con una regola unica. Per esempio: confezione aperta uguale metà confezione, oppure conteggio a pezzi. Conta di più usare la stessa regola ogni anno che scegliere quella perfetta.
6. Separa scaduti e danneggiati. Non vanno nella giacenza: li registri come scarto, con la loro quantità e il loro valore. Ti serve per capire quanto ti costano gli sprechi.
7. Confronta con le giacenze teoriche. Se usi un gestionale, guarda le differenze tra contato e registrato. Una differenza grande su un articolo indica un problema nel flusso, per esempio carichi non registrati o materiale prelevato senza scarico.
8. Valorizza e archivia. Applica il criterio di valorizzazione scelto, firma e data il documento e consegnalo al commercialista.

Nella nostra guida pratica alla gestione del magazzino in odontoiatria trovi come impostare scorte minime, punti di riordino e rapporti con i fornitori.

Come valorizzare il magazzino

Valorizzare significa dare un valore in euro alle quantità contate. Il criterio va scelto insieme al commercialista, perché dipende dalla forma giuridica dello studio e dal regime contabile. Una volta scelto va applicato in modo costante negli anni. Questi sono i criteri più usati:

• Costo specifico: ogni pezzo vale quanto l’hai pagato. Va bene per articoli singoli di valore, come impianti o componenti protesiche, che hai già tracciati uno per uno.
• FIFO (primo entrato, primo uscito): le giacenze valgono il prezzo degli acquisti più recenti, perché si suppone che i lotti vecchi siano stati usati per primi. È anche come dovresti usare fisicamente il materiale, per non farlo scadere.
• Costo medio ponderato: dividi il costo totale degli acquisti per le quantità acquistate. È il criterio più semplice per i consumabili comprati spesso a prezzi diversi.

Un esempio con il costo medio ponderato

Prendiamo un composito di uso comune. Le cifre sono indicative.

• A gennaio compri 20 siringhe a 28 € l’una: 560 €.
• A giugno, con una promozione, ne compri 30 a 24 €: 720 €.
• Costo medio ponderato: 1.280 € diviso 50 siringhe, cioè 25,60 € a siringa.
• A dicembre ne conti 14 in deposito e 3 negli ambulatori, 17 in tutto: le rimanenze di questo articolo valgono 435,20 €.

Lo stesso numero serve anche per il margine: se un restauro consuma in media un quinto di siringa, il composito costa circa 5,12 € a prestazione. Tieni il dato aggiornato per ogni materiale e saprai quanto costa davvero ogni trattamento.

Il valore che conta per la fiscalità

Il peso fiscale delle rimanenze cambia molto da studio a studio. Uno studio individuale, una società tra professionisti e una società di capitali hanno regole diverse, e solo il tuo commercialista può dirti come vanno trattate nel tuo caso. Per i soggetti obbligati alle scritture ausiliarie di magazzino, l’articolo 14 del D.P.R. 600/1973 consente di escludere i beni o le categorie il cui costo complessivo, nel periodo d’imposta precedente, non supera il 20% di quello sostenuto per tutti i beni inventariati. In pratica, chi ha questo obbligo può semplificare la gestione dei consumabili di poco valore. Prima di usare questa soglia, verificala con il commercialista sui tuoi numeri reali.

Obblighi e tracciabilità da tenere separati

L’inventario contabile non è l’unico obbligo che riguarda i materiali e le attrezzature dello studio. Ce ne sono almeno due che hanno scadenze e regole proprie.

Dispositivi medici, lotti e scadenze

Il Regolamento (UE) 2017/745 sui dispositivi medici ha introdotto il sistema di identificazione unica dei dispositivi (UDI) e chiede alle istituzioni sanitarie di registrare e conservare i codici di alcune categorie di dispositivi impiantabili. Anche quando non c’è un obbligo specifico, sapere quale lotto hai usato su quale paziente ti permette di reagire subito a un richiamo del produttore. Per questo, nell’inventario, impianti e materiali da rigenerazione vanno registrati per lotto e non solo per quantità. Per i dettagli operativi leggi la nostra guida alla tracciabilità dei lotti dei materiali dentali.

Con le scadenze sotto controllo eviti di usare materiali scaduti o non conformi. La prevenzione delle infezioni in ambito assistenziale segue raccomandazioni nazionali e internazionali raccolte dall’ISS su EpiCentro: metti in inventario anche disinfettanti, buste di sterilizzazione e monouso, con le loro scadenze.

Apparecchiature radiogene e sistema STRIMS

Gli studi che usano generatori di radiazioni per esposizione medica devono registrarsi nel sistema STRIMS dell’ISIN. Secondo le FAQ ISIN pubblicate da Certifico, l’obbligo vale per gli studi odontoiatrici dal 31 marzo 2023. La registrazione iniziale comprende l’inventario di tutte le sorgenti detenute, le nuove detenzioni si comunicano ogni trimestre in forma cumulativa e le cessazioni una volta l’anno. Tieni quindi un elenco dedicato di ortopantomografi, endorali e CBCT, con date di acquisto e dismissione: ti serve per le comunicazioni, non per il conteggio dei consumabili.

Dal magazzino al margine di ogni prestazione

Un inventario fatto bene ti dà anche il costo dei materiali per prestazione, oltre al valore delle rimanenze a fine anno. Quando colleghi gli scarichi di magazzino alle prestazioni in agenda, sai quanto materiale consuma davvero una devitalizzazione, un’igiene o un impianto. E se conosci le prestazioni dei prossimi giorni, puoi prevedere cosa ti servirà e ordinare per tempo.

Un esempio indicativo. Se un impianto, tra fixture, componenti, materiale chirurgico e monouso, ti costa 320 € di materiali, e la poltrona occupata più il tempo dell’operatore ne vale altri 250 €, con una tariffa di 1.100 € il margine prima dei costi generali è di 530 €. Se nel calcolo dimentichi gli scarti o i lotti scaduti, quel numero è più alto del vero. Per costruire il calcolo completo leggi la nostra guida all’analisi dei margini dello studio dentistico. Se vuoi tenere sotto controllo anche il valore del magazzino nel corso dell’anno, trovi gli indicatori nell’articolo sui numeri da controllare ogni mese.

Un magazzino senza controllo immobilizza anche capitale: compri per sicurezza, i materiali restano fermi per mesi e alcuni scadono. Il punto non è avere meno scorte, ma avere le scorte giuste.

Come scegliere un software per il magazzino dentale

Sul mercato ci sono tre tipi di soluzioni: i fogli di calcolo, le app di inventario generiche e i gestionali per studi dentistici con un modulo di magazzino. Il foglio di calcolo costa poco ma non si aggiorna da solo. L’app generica conta bene ma non sa niente delle tue prestazioni. Il gestionale integrato collega magazzino, agenda, cartella clinica e fatturazione. Per scegliere, guarda questi criteri:

• Carico e scarico veloci: se registrare un movimento richiede più di pochi secondi, lo staff smetterà di farlo.
• Lotti e scadenze: campi obbligatori per le categorie che li richiedono, con avvisi prima della scadenza.
• Scorte minime e riordino: soglie per articolo e lista ordini proposta in automatico.
• Ubicazioni multiple: deposito, ambulatori, sterilizzazione, sede secondaria.
• Collegamento con le prestazioni: distinta dei materiali per trattamento e scarico legato all’appuntamento.
• Valorizzazione: criterio scelto applicato in automatico ed esportazione per il commercialista.
• Laboratorio: stato dei lavori protesici e costo per lavoro.
• Costi chiari: canone mensile senza costi nascosti e moduli da attivare solo se ti servono.

Se il tempo è il tuo problema principale, leggi anche come ridurre i tempi amministrativi dello studio: il magazzino è una delle attività di segreteria che si accorciano di più una volta digitalizzate.

Il nostro punto di vista

Parlando con gli studi, vediamo spesso la stessa cosa: l’inventario si fa per il commercialista, a dicembre, e poi nessuno lo guarda più fino all’anno dopo. Secondo noi è un’occasione sprecata. Il magazzino è il punto in cui i costi si accumulano senza che nessuno li veda, e il conteggio annuale li fa vedere troppo tardi per cambiare qualcosa.

Per questo trattiamo il magazzino come un centro di costo, non come un archivio. Ogni scarico deve finire su una prestazione, una poltrona e un operatore. In questo modo il margine di ogni trattamento si vede in tempo reale, e quando un materiale aumenta di prezzo lo noti già nel mese in cui succede. Ti consigliamo di partire in piccolo: le dieci voci che costano di più, lotti e scadenze sugli impiantabili, scorte minime sui consumabili critici. Il resto viene dopo, quando lo staff ha preso l’abitudine.

— Ufficio

Il magazzino in Odontia

In Odontia il modulo Magazzino e tracciabilità costa 15 € al mese e si aggiunge al pacchetto base Odontia.cloud, che costa 49 € al mese. Gestisci giacenze, lotti, scadenze, scorte minime e laboratorio, e dividi i costi per reparto, poltrona e operatore. Con il modulo Report e margini (15 € al mese) quei costi diventano il margine di ogni prestazione. Trovi le funzioni nella pagina Magazzino e Laboratorio, mentre tutti i moduli e la prova gratuita sono nella pagina prezzi di Odontia.

Domande frequenti

Ogni quanto va fatto l’inventario in uno studio dentistico?

Almeno una volta l’anno, a fine esercizio, per la valorizzazione delle rimanenze. Per avere numeri affidabili conviene però una gestione continua, con giacenze aggiornate a ogni movimento, e conteggi a rotazione durante l’anno sulle categorie più costose. Il conteggio di fine anno diventa così una verifica e non una ricostruzione.

Quale criterio di valorizzazione conviene usare?

Per i consumabili acquistati spesso, il costo medio ponderato è il più semplice da gestire. Per impianti e componenti tracciati uno per uno, il costo specifico è il più preciso. La scelta va fatta con il commercialista, in base alla forma giuridica dello studio, e poi mantenuta negli anni.

Gli strumenti vanno in inventario come i materiali di consumo?

No. Le attrezzature di valore, come riuniti e apparecchi radiologici, sono beni strumentali e seguono le regole del registro dei cespiti. Lo strumentario di piccolo valore, che si consuma o si sostituisce spesso, si può gestire come materiale di consumo: anche qui decidi la regola con il commercialista e applicala sempre allo stesso modo.

Cosa faccio con i materiali scaduti trovati durante il conteggio?

Toglili dalla giacenza e registrali come scarto, con quantità e valore, poi smaltiscili secondo le regole previste per quella tipologia di prodotto. Registrare gli scarti ti mostra quanto ti costano gli sprechi. Se succede spesso con lo stesso articolo, abbassa la scorta minima o cambia la frequenza degli ordini.

Fonti

• Rimanenze di magazzino dello studio dentistico, Dentista Manager
• Articolo 14 D.P.R. 600/1973, Agenzia delle Entrate
• Regolamento (UE) 2017/745, Ministero della Salute
• Raccomandazioni per la prevenzione delle infezioni, ISS EpiCentro
• FAQ ISIN sul sistema STRIMS per studi dentistici, Certifico

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