Ridurre le ore di poltrona sprecate: il metodo per lo studio

Per ridurre le ore di poltrona sprecate servono tre passaggi, in questo ordine: prima calcoli quanto ti costa un’ora di poltrona ferma, poi misuri dove si perde il tempo (appuntamenti mancati, buchi tra una seduta e l’altra, sedute che sforano, tempi di riordino) e infine intervieni sull’agenda con regole chiare, tempi cuscinetto e promemoria automatici. Senza il primo passaggio non sai quali buchi valgono davvero la pena di essere chiusi. Senza il secondo intervieni a sensazione. In questa guida trovi il calcolo con un esempio numerico, gli indicatori da controllare ogni mese e gli interventi che puoi applicare già dalla prossima settimana.

In breve

• Un’ora di poltrona vuota non costa zero: affitto, personale, ammortamenti e utenze corrono comunque, e vanno ripartiti sulle ore realmente produttive.
• Le cause ricorrenti sono poche: ritardi e assenze dei pazienti, urgenze non previste, colloqui e telefonate fuori programma, agenda senza tempi cuscinetto.
• Misura prima di cambiare: tasso di occupazione della poltrona, appuntamenti mancati, scostamento tra durata prevista e reale, costo per ora produttiva.
• L’agenda va progettata, non solo riempita: blocchi per tipologia di prestazione, durate standard per protocollo, spazi per le urgenze e lista d’attesa per i buchi dell’ultimo minuto.
• Il margine per prestazione è il criterio finale: un’ora piena di trattamenti a margine basso può valere meno di un’ora ben pianificata su prestazioni redditizie.

Indice

• Cosa intendiamo per ora di poltrona sprecata
• Quanto costa un’ora di poltrona ferma: il calcolo
• Le cause più comuni delle ore perse
• Gli indicatori da misurare ogni mese
• Sette interventi per recuperare ore di poltrona
• Efficienza sì, ma senza togliere qualità
• Il nostro punto di vista
• Come ti aiuta Odontia a recuperare le ore di poltrona
• Domande frequenti
• Fonti

Cosa intendiamo per ora di poltrona sprecata

Un’ora di poltrona sprecata è un’ora in cui lo studio è aperto, il personale è presente, la poltrona è pronta, ma non si sta svolgendo una prestazione clinica per cui il paziente paga. Non tutte le ore senza paziente sono però spreco: una parte del tempo è necessaria per far funzionare lo studio.

Il documento sulla gestione del tempo pubblicato dall’Ordine dei Medici di Forlì-Cesena distingue il tempo clinico dal tempo di servizio, cioè quello dedicato ad attività organizzative, di riordino e cliniche correlate, e indica che il tempo di servizio va dal 20% al 58% del tempo totale di apertura dello studio. È una forbice molto ampia, e già questo dato dice molto: tra uno studio al 20% e uno al 58% c’è una differenza di produttività enorme, a parità di poltrone e di personale.

Per lavorare in modo concreto conviene dividere il tempo non produttivo in tre gruppi:

1. Tempo necessario: sterilizzazione, preparazione del riunito, riordino tra un paziente e l’altro. Si può ridurre con protocolli e una buona assistenza alla poltrona, ma non eliminare.
2. Tempo perso per cause esterne: pazienti che non si presentano, arrivano in ritardo o disdicono all’ultimo momento.
3. Tempo perso per cause interne: agenda costruita male, durate sottostimate, sedute che sforano e si mangiano lo slot successivo, materiale non pronto, passaggi di consegne poco chiari tra segreteria e operatori.

Il secondo e il terzo gruppo sono quelli su cui puoi intervenire subito. Il primo va ottimizzato, ma con attenzione, perché tocca la sicurezza e la qualità clinica.

Quanto costa un’ora di poltrona ferma: il calcolo

Il punto di partenza è trattare la poltrona come un centro di costo. È l’approccio più diffuso nel controllo di gestione odontoiatrico: si ripartiscono sulla poltrona i costi fissi dello studio in base al tempo di utilizzo, poi si aggiungono i costi variabili di ogni prestazione (materiali, laboratorio). Il margine è la differenza tra il prezzo della prestazione e questo costo totale.

I costi indiretti da considerare sono quelli elencati in un articolo di Dental Tribune sul calcolo del costo di una terapia: ammortamenti, stipendi e TFR, affitto, utenze, leasing, oneri bancari, spese amministrative e gestione finanziaria. I costi diretti variabili, invece, crescono con il numero di pazienti trattati.

Un esempio numerico

I numeri che seguono sono ipotetici, servono solo a mostrare il metodo. Sostituiscili con i dati del tuo studio.

Cosa ti dice questa tabella? Che in questo studio ogni ora persa costa circa 49 € di costi fissi che nessuna prestazione copre, e che le ore effettivamente lavorate devono sostenere un costo orario di quasi 70 €, prima ancora di contare materiali e laboratorio.

Se lo studio passa dal 70% al 78% di ore produttive, recupera circa 294 ore-poltrona l’anno. Non servono nuove poltrone, nuovo personale o un affitto più alto: è capacità che esiste già e che oggi resta vuota. E il costo fisso per ora produttiva scende a circa 62,70 €, il che migliora il margine di ogni prestazione del listino.

Perché il conto economico non basta

Il bilancio ti dice quanto hai incassato e quanto hai speso nell’anno, ma non dove si è formato il costo. Come sottolinea lo stesso articolo di Dental Tribune, il conto economico fiscale non mostra come si costruisce il costo di una prestazione: per capirlo devi analizzare protocolli clinici e processi. Per questo il tempo di poltrona va misurato a livello di singola prestazione, non solo come totale annuo. Se vuoi approfondire il passaggio dal costo orario al margine, trovi il metodo completo nella nostra guida sull’analisi dei margini nello studio dentistico.

Le cause più comuni delle ore perse

Le ore di poltrona non si perdono quasi mai in un unico grande buco. Si perdono in tanti piccoli spazi: dieci minuti qui, un quarto d’ora là, una seduta saltata il martedì pomeriggio. L’Ordine dei Medici di Forlì-Cesena indica come cause principali del tempo non produttivo:

• ritardi dei pazienti, che si trascinano su tutti gli appuntamenti successivi;
• colloqui non previsti, per esempio il paziente che chiede un chiarimento sul preventivo proprio mentre la poltrona dovrebbe essere pronta per il successivo;
• telefonate private e interruzioni durante l’attività clinica;
• urgenze e imprevisti che entrano in agenda senza uno spazio dedicato.

Lo stesso documento segnala che non prevedere tempi cuscinetto è uno degli errori più frequenti nella gestione degli appuntamenti. Un’agenda incastrata al minuto sembra efficiente sulla carta, ma alla prima urgenza salta, e il costo lo paghi in straordinari, pazienti in sala d’attesa e sedute successive accorciate.

A queste cause se ne aggiungono altre che vediamo spesso negli studi:

• durate standard sbagliate: una devitalizzazione pianificata in 45 minuti che ne richiede regolarmente 70;
• appuntamenti mancati senza preavviso, che lasciano buchi impossibili da riempire con poche ore di anticipo;
• sequenze di cura frammentate: un piano di trattamento distribuito su più sedute di quelle necessarie, con tempi di preparazione e riordino moltiplicati;
• materiale o lavori di laboratorio non pronti, che costringono a rinviare la seduta con il paziente già in poltrona.

Gli indicatori da misurare ogni mese

Prima di cambiare l’agenda, raccogli dati per almeno quattro settimane. Ti bastano pochi indicatori, purché calcolati sempre allo stesso modo.

L’ultimo indicatore è quello che cambia di più le decisioni. Due prestazioni con lo stesso margine in euro non hanno lo stesso valore se una occupa la poltrona il doppio del tempo. Già nel 2004 Paolo Bortolini, in un testo sul controllo di gestione dell’ambulatorio, indicava tra le misure di produzione da tenere sotto controllo le ore lavorate, il costo orario e l’utilizzo della struttura, oltre a crediti, debiti, liquidità e scorte.

Se vuoi una lista di controllo completa da usare a fine mese, la trovi nella guida sul monitoraggio dei profitti dello studio. Per gli indicatori specifici della poltrona, vedi anche come misurare la produttività della poltrona dentale.

Sette interventi per recuperare ore di poltrona

1. Definisci durate standard per protocollo

Prendi le prestazioni più frequenti e confronta la durata prevista con quella reale degli ultimi due o tre mesi. Dove lo scostamento è sistematico, correggi la durata standard. Un’agenda con durate realistiche è il primo antidoto alle sedute che sforano e si mangiano lo slot successivo.

2. Inserisci tempi cuscinetto e spazi per le urgenze

Prevedi uno o due spazi al giorno dedicati alle urgenze, posizionati dove storicamente arrivano più richieste. Se l’urgenza non arriva, la segreteria usa lo spazio per anticipare un paziente in lista d’attesa. È esattamente il tipo di margine che l’Ordine di Forlì-Cesena raccomanda per non far saltare l’intera giornata.

3. Organizza l’agenda per blocchi

Raggruppa le prestazioni simili: chirurgia in un blocco, igiene in un altro, prime visite in fasce dedicate. Riduci i cambi di strumentario e di allestimento del riunito, e quindi il tempo di riordino. Con più poltrone e più operatori, la regola vale ancora di più: trovi il metodo nella guida sull’agenda multipoltrona per dentisti.

4. Attiva promemoria automatici a più livelli

Un promemoria inviato qualche giorno prima lascia al paziente il tempo di disdire, e alla segreteria il tempo di riempire lo spazio. Un secondo messaggio il giorno prima ricorda l’orario. Il canale conta: molti pazienti leggono prima WhatsApp che un SMS o un’email. L’obiettivo non è solo ridurre le assenze, ma trasformare le assenze in disdette utili, cioè arrivate in tempo.

5. Tieni una lista d’attesa attiva

Per ogni buco che si libera devi sapere in pochi minuti chi chiamare: pazienti che hanno chiesto un anticipo, richiami di igiene in scadenza, sedute di un piano di cura già accettato. Senza lista, la disdetta delle 9 di mattina resta un buco alle 15.

6. Accorpa le sedute dei piani di cura

Quando la clinica lo consente, rivedi i piani di trattamento per ridurre il numero di sedute. Meno sedute significano meno tempi di accoglienza, preparazione e riordino per lo stesso lavoro clinico. È una scelta da fare con il clinico responsabile, caso per caso, mai a scapito del protocollo.

7. Sposta il lavoro amministrativo fuori dalla poltrona

Preventivi da spiegare, pagamenti, moduli per fondi e assicurazioni: se avvengono con il paziente ancora in poltrona, bloccano il riunito. Un’area o un momento dedicato, gestito dalla segreteria, libera la poltrona per il paziente successivo. Abbiamo raccolto le leve pratiche nella guida per ridurre i tempi amministrativi dello studio e in quella sulla produttività della segreteria dentale.

Efficienza sì, ma senza togliere qualità

Ridurre le ore di poltrona sprecate non significa fare sedute più corte o mettere più pazienti nella stessa giornata. Significa togliere il tempo che non serve né al paziente né alla clinica.

Nel documento dell’Ordine dei Medici di Forlì-Cesena, Antonio Pelliccia indica alcune leve che vanno in questa direzione: comunicazione interna e lavoro di squadra, tempi pianificati per le attività, protocolli clinici definiti e tempi cuscinetto, senza trascurare la relazione con il paziente. Pelliccia osserva anche che l’efficienza della terapia cresce con la motivazione del paziente: un paziente che ha capito il piano di cura arriva puntuale, disdice per tempo e non interrompe il percorso a metà.

Tradotto in pratica: il tempo che dedichi a spiegare bene il preventivo, in un momento pianificato, è tempo che recuperi dopo in meno assenze e meno sedute da riprogrammare. Anche la distribuzione dei turni del personale incide: se l’assistente non è presente quando serve, la poltrona si ferma. Su questo punto trovi un metodo nella guida alla pianificazione dei turni nello studio.

Il nostro punto di vista

Negli studi con cui lavoriamo vediamo spesso lo stesso schema: l’agenda è piena, la segreteria è sempre al telefono, eppure a fine mese il risultato economico non riflette la fatica. Il motivo è quasi sempre lo stesso: si guarda quante ore sono occupate, non quanto rende ciascuna ora.

Per noi le ore di poltrona vanno lette insieme ai margini. Recuperare un’ora persa è utile, ma è ancora più utile sapere con quale prestazione riempirla. Per questo abbiamo costruito Odontia attorno al calcolo della redditività per singola prestazione e alla suddivisione automatica dei costi per centro, poltrona e operatore: quando vedi il margine per ora di ogni trattamento, decidere come costruire l’agenda diventa una scelta basata sui numeri.

Il secondo punto su cui insistiamo è la continuità. Un controllo fatto una volta l’anno con il commercialista non basta per gestire l’agenda della settimana prossima. I margini vanno monitorati in tempo reale, mese dopo mese, così da accorgersi presto di una durata standard sbagliata o di un aumento delle assenze in una fascia oraria.

— Ufficio

Come ti aiuta Odontia a recuperare le ore di poltrona

Odontia è il gestionale cloud che unisce in un unico posto agenda multi-poltrona e operatori, reminder automatici via SMS, WhatsApp ed email e l’analisi in tempo reale dei margini per singola prestazione. In pratica, vedi nello stesso strumento dove si aprono i buchi in agenda e quanto ti costano.

Il pacchetto base costa 49 € al mese e parte con una prova gratuita. Puoi aggiungere solo i moduli che ti servono: per esempio Report e margini a 15 € al mese, per la reportistica avanzata sulla redditività, oppure Fatturazione e Sistema TS a 19 € al mese, per togliere carico amministrativo alla segreteria. Trovi tutti i moduli e gli operatori aggiuntivi nella pagina dei prezzi di Odontia, e i dettagli sui reminder automatici via SMS, WhatsApp ed email nella pagina del modulo.

Domande frequenti

Quante ore di poltrona si possono recuperare realisticamente?

Dipende da dove parte il tuo studio. Il tempo di servizio, secondo l’Ordine dei Medici di Forlì-Cesena, va dal 20% al 58% del tempo di apertura, quindi gli studi nella parte alta della forbice hanno più margine di miglioramento. Misura il tuo tasso di occupazione per quattro settimane e fissa un obiettivo graduale, di qualche punto percentuale per trimestre.

Da quale intervento conviene partire?

Parti dai dati: se il problema principale sono le assenze, intervieni su promemoria e lista d’attesa; se sono le sedute che sforano, correggi le durate standard. In molti studi i promemoria automatici e i tempi cuscinetto danno risultati visibili già nelle prime settimane, perché non richiedono di cambiare i protocolli clinici.

Come calcolo il costo di un’ora di poltrona nel mio studio?

Somma i costi fissi annui (personale, affitto, ammortamenti, utenze, leasing, spese amministrative) e dividili per le ore-poltrona disponibili in un anno. Poi ripeti il calcolo dividendo per le sole ore produttive: la differenza tra i due valori è il peso economico del tempo perso. Il tuo commercialista può aiutarti a verificare quali voci includere.

Riempire tutti i buchi in agenda è sempre la scelta giusta?

No. Un buco riempito con una prestazione a margine molto basso può valere meno di uno spazio lasciato libero per le urgenze o per un piano di cura redditizio. Per questo conviene ragionare sul margine per ora di poltrona, non solo sul tasso di occupazione.

Fonti

• Ordine dei Medici di Forlì-Cesena: Come gestire il tempo nello studio odontoiatrico
• Dental Tribune Italia: Superare i limiti nel calcolo del costo di una terapia
• Paolo Bortolini: Gestire l’ambulatorio, buone informazioni, buone decisioni

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