File C: cos'è e come lo invia a Sinfonia lo studio accreditato

Se il tuo studio è accreditato con il SSN in Campania, ogni mese devi rendicontare alla ASL le prestazioni erogate con impegnativa. Lo strumento è il File C, il flusso della specialistica ambulatoriale. Non c'è un'API, non c'è un invio automatico: prepari due file di testo, li carichi a mano sulla piattaforma regionale e gestisci gli errori che tornano indietro. Ecco come funziona, passo per passo.

Cos'è il File C

Il File C è il tracciato con cui le strutture accreditate della Campania trasmettono alla Regione le prestazioni di specialistica ambulatoriale. Le specifiche sono quelle del progetto SINFONIA di So.Re.Sa., versione 2.3. Il flusso è composto da due file a lunghezza fissa:

• C1, anagrafico: un record di 265 byte con i dati dell'assistito (codice fiscale, residenza con comune ISTAT e ASL, esenzione, tipo di assistito) e della ricetta;
• C2, sanitario: un record di 246 byte con le prestazioni erogate (codice nomenclatore, codice catalogo, quantità, tariffa, data di erogazione) e gli importi.

I file si chiamano C_ANA_AAAA_MM_ASL.txt e C_SAN_AAAA_MM_ASL.txt, dove AAAA e MM sono anno e mese di contabilizzazione e ASL è il codice della tua ASL (201 Avellino, 202 Benevento, 203 Caserta, 204 Napoli 1 Centro, 205 Napoli 2 Nord, 206 Napoli 3 Sud, 207 Salerno). Per lo studio dentistico la branca è la 17, odontostomatologia.

Come è fatto un record

La logica è quella dei tracciati a posizione fissa: ogni campo ha una posizione e una lunghezza precisa, e non conta la virgola ma il byte. Le regole di base:

• i campi alfanumerici si allineano a sinistra e si completano con spazi, tutto in maiuscolo e senza accenti;
• i campi numerici si allineano a destra e si completano con zeri;
• le date sono nel formato GGMMAAAA;
• gli importi hanno formato 000000,00.

Ogni impegnativa produce una riga per prestazione (01, 02, 03 e così via) più una riga di chiusura, la 99, presente in entrambi i file. Nella riga 99 stanno i totali: ticket, quota a carico dell'assistito e importo totale, calcolato come somma delle righe meno ticket e quota.

Ogni impegnativa ha poi un identificativo univoco, formato dall'anno di erogazione, dal codice STS11 della struttura e da un progressivo annuo. Quel progressivo va conservato: se una ricetta viene scartata e la rimandi il mese dopo, deve avere lo stesso identificativo.

Regime 1 e regime 2

Il File C non contiene solo le impegnative del SSN. Dal 2022 gli studi accreditati devono trasmettere anche l'attività privata, che viaggia nello stesso flusso con il regime 2. Per le prestazioni private i campi legati alla ricetta (NRE, medico prescrittore, data di prescrizione, ticket, esenzione, diagnosi) restano vuoti e l'onere è 0. Serve alla Regione per avere il quadro completo dell'attività della struttura, ma non incide sul tetto di spesa.

In pratica: tutto ciò che fai nello studio, con o senza impegnativa, finisce nel File C. Il gestionale deve saper distinguere i due regimi e compilare i campi giusti.

Il caricamento su Sinfonia

Il flusso si carica sulla Piattaforma Gestione Flussi Sinfonia di So.Re.Sa., con le credenziali del Referente Flussi. La sequenza è questa:

1. Entri con il profilo FILE_C_PRIVATO e scegli la tipologia di flusso FILE_C_PRIVATO.
2. Carichi i due documenti: FILE_C_ANAGRAFICO (il file ANA) e FILE_C_SANITARIO (il file SAN).
3. La piattaforma avvia un batch di controlli logico-formali: lunghezza dei record, coerenza dei campi, codici validi, date, importi.
4. A fine elaborazione scarichi il report degli errori in formato xls, con l'elenco dei record scartati e il motivo.
5. Correggi, rigeneri i file e ricarichi.
6. Il flusso del mese si chiude a fine mese.

L'ultimo punto è quello che fa la differenza: hai una finestra di tempo per caricare, leggere gli errori e ricaricare. Se arrivi a ridosso della chiusura con un batch pieno di scarti, quelle prestazioni slittano al mese successivo.

Gli errori più comuni e come evitarli

Il batch di Sinfonia è rigido, ma gli scarti sono quasi sempre prevedibili. Prima di generare il file conviene controllare:

• anagrafica del paziente: cognome, nome, sesso, data di nascita, codice fiscale a 16 caratteri (o codice STP/ENI per gli assistiti stranieri), comune ISTAT di residenza e ASL di residenza;
• ricetta dematerializzata: NRE presente e di 15 caratteri, data di prescrizione, codice fiscale del prescrittore;
• esenzione: se il paziente è esente serve il codice, altrimenti il record non passa;
• prestazioni: ogni riga con codice catalogo, data di erogazione e tariffa; niente erogazioni con data precedente alla prescrizione;
• lunghezza dei record: ogni riga deve essere esattamente di 265 byte nel file ANA e 246 nel file SAN, altrimenti il batch scarta tutto.

Ci sono poi cose che il batch segnala ma che non bloccano: diagnosi assente, ricetta rossa senza timbro, paziente non esente con ticket a zero. Meglio sistemarle prima, per non doverci tornare.

Un ultimo consiglio: alcuni dettagli (codifica della branca in un campo specifico, codice distretto, contenuto di certi campi nella riga 99) vengono confermati solo con il primo caricamento reale. Fai un flusso di prova con poche impegnative e aspetta l'esito prima di andare a regime. Se il batch segnala qualcosa che non capisci, chiedi alla ASL.

Come lo gestisci con odontia.cloud

Il modulo Convenzione SSN (19 euro al mese) genera il File C in bozza, rigenerabile finché non convalidi, controlla le impegnative prima dell'invio (anagrafica, NRE, esenzioni, lunghezza dei record), tiene il nomenclatore regionale con le tariffe, aggiorna il tetto di spesa alla convalida e registra batch ed esiti di ogni caricamento. Vai e scopri il modulo Convenzione SSN oppure prova gratis 7 giorni.