Tracciabilità dei lavori di laboratorio: guida per lo studio

Tracciare un lavoro di laboratorio vuol dire sapere in ogni momento dove si trova una protesi, chi l’ha prescritta, quali materiali sono stati usati, con quali lotti, quando torna in studio e quanto è costata. Per lo studio dentistico non è solo una questione di ordine. È la base per consegnare al paziente un dispositivo su misura documentato come chiede la normativa, per non perdere appuntamenti alla poltrona aspettando un lavoro in ritardo e per capire se quella prestazione protesica vi fa guadagnare davvero. In questa guida trovi le tappe da registrare, cosa fare con i materiali che mandate al laboratorio in conto lavoro e gli errori che costano tempo e margine.

In breve

• Ogni lavoro ha bisogno di una scheda unica: prescrizione, paziente, elemento, materiali, lotti, date di invio e rientro, prove intermedie e costo del laboratorio.
• I dispositivi su misura rientrano nel Regolamento (UE) 2017/745 (MDR): il laboratorio è il fabbricante, ma la documentazione che arriva in studio va collegata alla cartella del paziente e conservata.
• I materiali in conto lavoro (componenti implantari, attacchi, materiali forniti dallo studio) vanno registrati in uscita e in rientro, altrimenti spariscono dal magazzino e dal calcolo dei costi.
• Agenda e laboratorio devono parlarsi: la seduta di prova o di consegna si fissa sulla data di rientro prevista, non a sensazione.
• Il costo del laboratorio è una voce del margine della prestazione: se non è legato alla singola protesi, il vostro margine è una stima.

Indice

• Cosa significa tracciare un lavoro di laboratorio
• Cosa chiede la normativa sui dispositivi su misura
• Le tappe di un lavoro da registrare
• Materiali in conto lavoro: cosa sono e come seguirli
• Gli errori che costano tempo e margine
• Dal lavoro di laboratorio al margine della prestazione
• Il nostro punto di vista
• Come gestirlo con Odontia
• Domande frequenti
• Fonti

Cosa significa tracciare un lavoro di laboratorio

Nelle ricerche su questo tema compaiono spesso documenti che con l’odontoiatria non hanno nulla a che fare. Il caso più frequente è la Circolare 633/STC: riguarda i laboratori autorizzati per prove e controlli sulle costruzioni esistenti, cioè il settore edile. Per lo studio dentistico e per il laboratorio odontotecnico il riferimento è la normativa sui dispositivi medici.

In ambito odontoiatrico, la tracciabilità di un lavoro copre tre livelli:

1. Clinico: quale paziente, quale elemento o arcata, quale prescrizione, quali prove, quale consegna. Tutto deve finire nella cartella clinica.
2. Materiale: quali materiali e componenti sono stati usati, con quale lotto, chi li ha forniti (il laboratorio o lo studio).
3. Economico: quanto costa il lavoro di laboratorio, a quale prestazione si riferisce, se è stato fatturato e pagato, se ci sono stati rifacimenti.

Molti studi gestiscono bene il primo livello e trascurano gli altri due. Il risultato è che il lavoro arriva, si consegna, ma la fattura del laboratorio a fine mese non si riesce più a ricondurre ai singoli pazienti. A quel punto il costo di laboratorio diventa una voce generica, e il margine della protesi non si può più calcolare.

Cosa chiede la normativa sui dispositivi su misura

Una corona, un ponte, uno scheletrato o un bite realizzati per un paziente specifico sono dispositivi medici su misura. Il quadro di riferimento è il Regolamento (UE) 2017/745, applicabile in pieno dal 26 maggio 2021, che tra le novità ha introdotto una maggiore tracciabilità dei dispositivi lungo tutta la filiera.

In Italia l’adeguamento è passato dai decreti legislativi pubblicati in Gazzetta Ufficiale nel 2022, tra cui il D.Lgs. 137/2022, che disciplinano gli aspetti di competenza nazionale e confermano l’obbligo di registrazione per i fabbricanti di dispositivi su misura. A livello europeo, la banca dati Eudamed è lo strumento con cui la Commissione attua il Regolamento e gli obblighi di tracciabilità per gli operatori economici.

In pratica, per lo studio questo si traduce in alcune abitudini precise:

• Prescrizione scritta e completa: è il documento da cui parte il dispositivo su misura. Deve identificare il paziente (anche con un codice), l’elemento, il materiale richiesto, il colore e le indicazioni cliniche.
• Documentazione del laboratorio collegata al paziente: la dichiarazione che accompagna il dispositivo e le eventuali indicazioni su materiali e lotti non vanno lasciate nella scatola. Vanno archiviate nella cartella del paziente.
• Verifica di coerenza alla consegna: il dispositivo che consegnate corrisponde a quello prescritto? Se ci sono state varianti in corso d’opera, sono annotate?

Gli obblighi esatti di conservazione e di consegna dei documenti al paziente dipendono dal ruolo di ciascuno (fabbricante, studio, prescrittore). Se avete dubbi su un caso concreto, chiedete conferma al vostro laboratorio e consultate le pagine del Ministero della Salute sui dispositivi medici, oppure il consulente che segue la conformità dello studio.

Le tappe di un lavoro da registrare

Un lavoro di laboratorio attraversa sempre le stesse fasi. Se ogni fase lascia una traccia, sapete in qualsiasi momento a che punto siete. Un laboratorio di piccole e medie dimensioni può gestire da 10 a 30 lavori a settimana: moltiplicato per i vari studi clienti, si capisce perché un lavoro senza scheda chiara rischia di perdersi.

1. Prescrizione: il medico compila la richiesta, collegata al piano di cura e alla prestazione del paziente.
2. Presa dell’impronta o scansione: data, operatore, tipo di impronta (tradizionale o digitale), eventuali file inviati.
3. Invio al laboratorio: data di uscita, laboratorio scelto, materiali o componenti inviati in conto lavoro.
4. Data di rientro prevista: concordata con il laboratorio e usata per fissare l’appuntamento.
5. Prove intermedie: ogni andata e ritorno (prova struttura, prova estetica) con la sua data.
6. Consegna al paziente: data, operatore, documentazione ricevuta dal laboratorio e archiviata.
7. Chiusura economica: costo del laboratorio registrato sulla prestazione, controllo con la fattura del laboratorio, eventuali rifacimenti.

Questa tabella riassume cosa registrare in ogni fase e perché serve:

Se nel vostro studio queste informazioni stanno in posti diversi (un quaderno per gli invii, la cartella per le prove, un foglio di calcolo per le fatture del laboratorio), la tracciabilità c’è solo sulla carta. Il punto non è registrare di più, ma registrare una volta sola, nel posto giusto. Per una checklist operativa e gli indicatori da seguire nel rapporto con il laboratorio trovi altri spunti nella nostra guida alla gestione del laboratorio odontotecnico con checklist e KPI.

Materiali in conto lavoro: cosa sono e come seguirli

Si parla di conto lavoro quando lo studio consegna al laboratorio materiali o componenti propri, che il laboratorio lavora e restituisce dentro il dispositivo finito. Il caso più tipico è la protesi su impianti: lo studio acquista monconi, transfer, analoghi o viti dal fornitore implantare e li invia al laboratorio. Altri esempi sono attacchi, componenti specifici richiesti dal clinico o materiali che lo studio preferisce acquistare direttamente.

Il problema è semplice: quel materiale esce dal vostro magazzino ma non viene “consumato” in studio. Se non lo registrate, succedono tre cose.

• Il magazzino non quadra: all’inventario mancano componenti che risultano acquistati.
• Il costo sparisce dalla prestazione: il moncone che avete pagato non viene attribuito alla protesi di quel paziente, e il margine sembra più alto di quello che è.
• Il lotto si perde: per i componenti implantari sapere quale lotto è finito in bocca a quale paziente è parte essenziale della documentazione clinica.

Come gestirli in pratica

1. Registrate l’uscita dal magazzino legandola al lavoro e al paziente, con codice articolo e lotto.
2. Accompagnate la consegna con un documento che indichi cosa avete inviato e per quale lavoro. Sulla forma fiscale corretta (documento di trasporto e relativa causale) confrontatevi con il vostro commercialista.
3. Chiedete al laboratorio di riportare i componenti dello studio nella documentazione del dispositivo, così che sia chiaro cosa ha fornito chi.
4. Verificate il rientro: alla consegna del lavoro controllate che i componenti inviati siano quelli montati, e annotate eventuali pezzi non usati che tornano in studio.
5. Attribuite il costo alla prestazione: il costo del componente si somma al costo del laboratorio sulla stessa protesi.

Se volete approfondire il lato magazzino, abbiamo scritto una guida alla tracciabilità dei lotti dei materiali dentali e una sulla gestione del magazzino in odontoiatria.

Gli errori che costano tempo e margine

Questi sono gli errori più comuni che vediamo negli studi che non hanno un flusso strutturato con il laboratorio.

• Prescrizioni incomplete o a voce: il laboratorio chiama per chiarire colore o materiale, il lavoro parte in ritardo e la seduta salta. Una prescrizione completa, possibilmente digitale con foto e file di scansione, evita il giro di telefonate.
• Appuntamenti fissati prima di conoscere la data di rientro: il paziente arriva, il lavoro no. È un’ora di poltrona persa e un paziente meno contento.
• Nessuna data di rientro registrata: senza una data, nessuno si accorge del ritardo finché è troppo tardi per spostare l’appuntamento.
• Fatture del laboratorio controllate a fine mese, in blocco: se le righe della fattura non si collegano ai singoli lavori, non vi accorgete di addebiti doppi o di rifacimenti fatturati.
• Rifacimenti non registrati: un lavoro rifatto ha un costo, in poltrona e spesso anche di laboratorio. Se non lo segnate, non saprete mai quali lavorazioni o quali flussi generano più rifacimenti.
• Documenti del dispositivo lasciati nella scatola: al momento del bisogno, la dichiarazione o l’indicazione del lotto non si trovano.

Il filo comune è la frammentazione: informazioni giuste, ma sparse in strumenti diversi. La soluzione è un’unica scheda per lavoro, collegata a paziente, agenda, magazzino e costi. Per ridurre il tempo di segreteria su queste attività trovi altri consigli nella guida su come ridurre i tempi amministrativi nello studio dentistico.

Dal lavoro di laboratorio al margine della prestazione

La tracciabilità diventa davvero utile quando smette di essere un archivio e diventa un dato economico. Ogni protesi ha un prezzo per il paziente e una serie di costi: laboratorio, componenti, materiali di studio, tempo alla poltrona di medico e assistente. Se il costo di laboratorio è collegato al lavoro, il margine si calcola in automatico. Se non lo è, resta un’impressione.

Un esempio, con cifre puramente illustrative, per vedere il ragionamento:

Se i 140 € di componenti non vengono attribuiti alla corona, il margine apparente è più alto di oltre il 10% del prezzo. Se poi una seduta salta perché il lavoro non è rientrato, il costo orario della poltrona si somma a una prestazione che non genera ricavo in quel momento. Moltiplicate questo scarto per tutte le protesi dell’anno e capite perché due studi con lo stesso fatturato possono avere utili molto diversi.

Lo stesso vale per il laboratorio: chi studia il settore stima per i laboratori odontotecnici italiani un margine operativo medio tra il 12% e il 22% del fatturato, con forti differenze legate all’efficienza gestionale. Un flusso ordinato tra studio e laboratorio conviene a entrambi: meno chiarimenti, meno rifacimenti, consegne più puntuali.

Per impostare il calcolo nel vostro studio, partite dalla nostra guida all’analisi dei margini dello studio dentistico e affiancatela ai numeri da controllare ogni mese.

Il nostro punto di vista

Lavoriamo ogni giorno con studi che hanno già un gestionale, un’agenda e un rapporto consolidato con uno o più laboratori. Quasi sempre il problema non è la mancanza di informazioni: è che il lavoro di laboratorio vive in un mondo separato da agenda, magazzino e conti.

Per questo pensiamo che la tracciabilità dei lavori vada progettata a partire dalla prestazione, non dal laboratorio. La domanda giusta non è solo “dov’è la corona del signor Rossi?”, ma “quanto ci è costata, in laboratorio, in componenti e in ore di poltrona, e quanto ci ha lasciato?”. Quando la scheda del lavoro è legata al piano di cura, la data di rientro alimenta l’agenda, il componente in conto lavoro esce dal magazzino con il suo lotto e il costo del laboratorio finisce sulla prestazione, la conformità diventa un effetto collaterale di un buon flusso, non un compito in più per la segreteria.

Il secondo punto è la poltrona. Un lavoro in ritardo non è un problema del laboratorio: è un’ora vuota nella vostra agenda. Fissare le sedute sulla data di rientro reale e avvisare il paziente in automatico, anche quando serve spostarlo, è il modo più semplice per recuperare ore che oggi andate a perdere.

— Ufficio

Come gestirlo con Odontia

Odontia è il gestionale cloud per studi odontoiatrici costruito intorno alla redditività di ogni prestazione. Con il modulo Magazzino e Laboratorio tenete sotto controllo i costi di magazzino e di laboratorio e li ricondurrete alle singole prestazioni, insieme all’agenda multi-poltrona e operatori, alla cartella clinica digitale e ai reminder automatici via SMS, WhatsApp ed email per confermare o spostare le sedute.

I prezzi, così come pubblicati:

• Odontia.cloud, pacchetto base: 49 € al mese
• Magazzino e tracciabilità: 15 € al mese
• Report e margini: 15 € al mese
• Cartella clinica: 19 € al mese

Si parte con una prova gratuita e si attivano solo i moduli che servono. Trovi tutti i moduli e i costi nella pagina prezzi di Odontia.

Domande frequenti

Chi è responsabile della tracciabilità di un dispositivo su misura?

Il laboratorio odontotecnico è il fabbricante del dispositivo su misura e ne cura la documentazione secondo il Regolamento (UE) 2017/745. Lo studio è responsabile della prescrizione, della consegna al paziente e dell’archiviazione della documentazione nella cartella clinica. Per i dettagli sul vostro caso, confrontatevi con il laboratorio e con il consulente che segue la conformità dello studio.

Cosa significa conto lavoro nel rapporto con il laboratorio odontotecnico?

Significa che lo studio fornisce al laboratorio materiali o componenti propri, come monconi o viti implantari, che il laboratorio lavora e restituisce nel dispositivo finito. Quei materiali vanno registrati in uscita dal magazzino con il loro lotto e attribuiti alla prestazione del paziente. Sulla documentazione fiscale che accompagna l’invio, chiedete indicazioni al vostro commercialista.

Quali materiali in conto lavoro vanno tracciati con il lotto?

Tutti i componenti che restano nel dispositivo consegnato al paziente, a partire dai componenti protesici implantari. Registrare il lotto permette di risalire al paziente in caso di richiamo del produttore e completa la cartella clinica. È buona pratica farlo anche per gli altri materiali forniti dallo studio.

La Circolare 633/STC riguarda i laboratori odontotecnici?

No. La Circolare 633/STC riguarda l’autorizzazione dei laboratori per prove e controlli sulle costruzioni esistenti, cioè il settore edile. Per i laboratori odontotecnici e gli studi il riferimento è la normativa sui dispositivi medici.

Serve un software per tracciare i lavori di laboratorio?

Si può fare anche con registri e fogli di calcolo, ma le informazioni restano sparse e il costo di laboratorio difficilmente arriva sulla singola prestazione. Un gestionale che collega lavoro, paziente, agenda, magazzino e costi evita di registrare due volte lo stesso dato e vi mostra il margine reale di ogni protesi.

Fonti

• Consiglio Superiore dei Lavori Pubblici, Circolare 633/STC
• Ministero della Salute, decreti legislativi di adeguamento ai regolamenti europei
• Ministero della Salute, la banca dati europea dei dispositivi medici
• Bsness, guadagno e redditività dell’odontotecnico in Italia

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